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Archivierung von E-Mail-Daten mit dem IBM Content Manager

Speicherplatz sparen, Administration entlasten und an Komfort gewinnen

Mit einer zunehmend belasteten Infrastruktur und einer permanent steigenden Anzahl von Anwendern suchte Symrise nach einer schnellen und anwenderfreundlichen Archivierungslösung für E-Mail.  Das Ziel war, sowohl den Ressourcenbedarf zu reduzieren als auch eine Archivierung aus E-Mail-Datenbanken zu ermöglichen, damit eine sichere Lösung für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente gewährleistet ist.

  • Ausgangssituation

    Der wirtschaftliche Erfolg von Symrise spiegelt  sich nicht zuletzt in den permanent steigenden
    Anwenderzahlen der E-Mail-Systeme wieder. Rund um den Globus gibt es derzeit mehrere tausend IT-User, über 1.500 davon mit einem Notebook. Mit steigendem Datenvolumen und einer dadurch zunehmend belasteten Infrastruktur konnten weder IT-Administratoren noch Mitarbeiter länger zufrieden sein: Die Quota der Maildatenbanken wurden  durch immer größere Datei-Anhänge laufend überschritten. E-Mails mussten  daher schnellstens gelöscht oder manuell auf  CD verlagert werden.

    Ziel und Aufgabe

    Gefragt war eine rasch umsetzbare Lösung ohne große Umstellungen für die Anwender.

    • Der Ressourcenbedarf für das E-Mail-System sollte reduziert und eine Archivierung aus E-Mail-Datenbanken ermöglicht werden. Auch die Quota für den Endanwender sollte entfallen.
    • Zudem sollte die Sicherheit bei der Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente verstärkt werden.
    • Des Weiteren sollten Datensicherungsabläufe beschleunigt werden.

    GIS erarbeitete eine Lösung auf Basis des IBM Content Managers, die genau auf die Anforder-ungen und Ausgangssituation von Symrise zugeschnitten war.

    • E-Mail Dokumente werden nach einer definierten Zeit automatisch in das Langzeitarchiv IBM Content Manager überführt und nach weiteren 7 Tagen auf ein sog. „Stub“ (Rumpfdokument) reduziert.
    • Ein Klick genügt, um E-Mails bei Bedarf wieder in das Ursprungs-Postfach zurück zu holen.
    • Über die in den Lotes Notes Client integrierte Suchanwendung lassen sich komfortable Recherchen (nach Merkmalen wie Absender, Datum, Betreff usw.)  sowie eine Volltextsuche durchführen.
    • Für Notebook-Anwender ist ein lokales Archiv vollständig verfügbar, obwohl die Dokumente zum Teil auf dem zentralen Server archiviert sind.
    • Durch die leistungsfähige DB2-Datenbank und die Speicherverwaltung werden Daten vom Archiv bzw. Speichersystem in wenigen Sekungen wieder bereitgestellt.


    Nach dem Projektstart konnte die völlig neu strukturierte Archivierungslösung bereits nach wenigen Monaten einer erfolgreichen Test- und Pilotphase unterzogen werden. Die Einführung erfolgte planmäßig im Anschluss.

    Die E-Mail-Archivierung erfolgt nach flexibel definierbaren Regeln, Datensicherungsabläufe benötigen deutlich weniger Laufzeit. Auch in Punkto Sicherheit bietet die Lösung entscheidende Pluspunkte: Jeder Anwender kann nur auf die aus seinem E-Mail-Postfach archivierten Dokumente zugreifen. Versehentlich gelöschte E-Mails lassen sich einfach und zuverlässig aus dem Archiv wiederherstellen.

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