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Erfolgreich den digitalen Wandel gesteuert – Office 365 Einführung bei Ströer

  • Die Ströer SE & Co. KGaA ist ein führendes digitales Multi-Channel-Medienhaus mit Hauptsitz in Köln und bietet Lösungen entlang der gesamten Marketing- und Vertriebswertschöpfungskette an. Als einer der größten Anbieter von Out-of-Home- Medien in Deutschland erwirtschaftete Ströer einen Konzernumsatz von 1,6 Milliarden Euro für das Geschäftsjahr 2018. Die Ströer SE & Co. KGaA beschäftigt rund 13.000 Mitarbeiter an mehr als 100 Standorten und vermarktet rund 300.000 Außenwerbeflächen.

    Herausforderung

    • Umstellung von rund 3.000 Nutzern auf eine völlig neue Arbeitsplatz Infrastruktur
    • Deutschlandweiter Roll-Out von Office 365 (Teams, OneDrive, Forms, Planner, etc.) sowie technische und inhaltliche Migration der Daten Richtung SharePoint/Teams
    • Hohe Nutzerakzeptanz durch umfassendes Change Management in kurzer Zeit erzeugen

    Lösung

    • Erarbeitung einer passgenauen Change-Story und darauf aufbauende Schulungs- & Kommunikationsmaßnahmen auf interner Ströer-Plattform
    • Schulung und Ausbildung für Projektbotschafter („Ambassadoren“) und Wissensmultiplikatoren
    • Schaffung einer hohen Nutzerakzeptanz durch Erlebbarkeit und Praxisbezug der Microsoft-Lösungen über Roadshows an diversen Standorten

    Mehrwert

    • Individuelles Trainings- und Kommunikationskonzept über die gesamte Zeit der O365-Einführung
    • Auf Use Cases zugeschnittene Lernmaterialien und Erklärvideos, die den Arbeitsalltag vereinfachen
    • Maßnahmen zur Einführungsbegleitung (Ambassador Programm & O365-Days) verzeichnen positive Nutzerakzeptanz und effizientere Zusammenarbeit
"Neue Technologien werden häufig mit Skepsis betrachtet, was zu Ängsten führt und oft in einer Nichtnutzung resultiert. Deshalb wurde sich schon früh für weiterführende Kommunikationsmaßnahmen begleitend zur Einführung entschieden. Beispielsweise das Ambassador-Programm, bei dem wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter individuell abholen und verlässlich ans Ziel bringen – dafür sorgen fein aufeinander abgestimmte Trainingsmaßnahmen."

Silvia Reimann, HR Senior Expert Education, Ströer SE & Co. KGaA

  • Mit der Einführung von Microsoft Office 365 (O365) strebt Ströer eine Harmonisierung interner Prozesse und Anwendungen, sowie eine verbesserte interne und externe Zusammenarbeit mit dem Ziel nachhaltiger Effizienzsteigerung an. Die novaCapta ist mit der Begleitung der gesamten O365-Einführung im Bereich Training und Adoption von rund 3.000 Mitarbeitern betraut.
    Im Rahmen des Roll-Out unterstützt novaCapta Ströer systematisch bei der Einführung der Technologien durch geeignete Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen sowie deren Kulturwandel (Change Management), indem sie kulturelle Aspekte des Wandels gezielt adressieren.

    Das für Ströer vorgesehene Change-Konzept von GIS zur nachhaltigen Einführung von Office 365 soll die Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise heranführen. Mitarbeiter werden durch Nutzung der neuen Möglichkeiten motiviert ihren Arbeitsalltag individueller und flexibler zu gestalten. Konkrete Anwendungsfälle werden beleuchtet, vorgestellt und diskutiert. Fragen und Diskussionen rund um die neuen Technologien sollen gefördert, Neugier auf und Ängste abgebaut werden.

    Individuelle Learning-Methoden als Garant für kurze Einführungszeiten

    Rund 3.000 Nutzer mit einem neuen cloudbasierten Arbeitsplatz auszustatten, ist eine enorme Herausforderung – insbesondere in einem geschäftlichen Umfeld, das in hohem Maße von Dynamik und Flexibilität geprägt ist. An endlose Projektlaufzeiten war nicht zu denken, stattdessen war es Ströer wichtig, schnell Erfolge zeigen zu können, um die Begeisterung und Aufmerksamkeit für das Projekt aufrecht zu erhalten. Daher war den Projektverantwortlichen klar, dass nur erprobte Change Management Methoden, User Trainings und Kommunikationsmaßnahmen zum Erfolg führen würden.

    Botschafter läuten den digitalen Kulturwandel bei Ströer ein

    Mit O365 läutet Ströer eine neue digitale Ära ein, denn von nun an können Mitarbeiter in Echtzeit zusammenarbeiten, kommunizieren und das von jedem Gerät und Ort auf dieser Welt. Dieser Wandel der Arbeitsweise benötigt eines: Botschafter. Diese Botschafter sollen vor allem Appetit auf die neue cloudbasierte Arbeitsweise machen. Hierfür wurden vor dem Rollout knapp 100 Azubis und BA-Studenten deutschlandweit zu sogenannten „Ambassadors” ausgebildet. Sie bilden einen verlängerten Arm der Group IT, unterstützen bei Schulungen und dem Wandel der Arbeitsweise innerhalb der Abteilungen zu unterstützen. Im Rahmen des sogenannten Reverse Mentoring etablieren und unterstützen sie die Arbeitsweise der Zukunft bei Ströer. Hauptbestandteile der Schulungen war die Vermittlung von wertvollem Hintergrundwissen zu den Themen Kollaboration, Kommunikation, Sicherheit, sowie der Zukunftsausblick und die Rolle als Ambassador.

     

    Wandel und Innovationskraft sind fester Teil unserer Unternehmensgeschichte. Damit das auch so bleibt, ist es notwendig, sich den Bedingungen einer modernen Arbeitswelt anzupassen. Menschen und Teams arbeiten heute unabhängig von Ort und Zeit miteinander, digital vernetzt, in Echtzeit und maximal effizient.
    Der digitale Arbeitsplatz ist unsere Antwort auf diesen digitalen Wandel und gleichzeitig ein Herzstück unserer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie
    .“, erklärt Projektleiter und Senior Manager IT-Strategy & Innovation, Maximilian Paul von Schoenebeck bei Ströer.

    Durch die Einführung von Microsoft Office 365 schaffen wir eine zukunftsweisende Grundlage für Kommunikation, Kollaboration und Datenmanagement, die uns bei Ströer ein effizientes vernetztes Arbeiten mit allen Kolleginnen und Kollegen an allen Standorten ermöglicht und gleichzeitig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit unseren Kunden schafft.“

    Office 365 Days & deutschlandweite Roadshow sorgen für Awareness & Nutzerakzeptanz

    Zum Go-Live am 1. Juli wurde mit dem Rollout für knapp 3.000 Kollegen/innen der Group-IT betreuten Gesellschaften begonnen. Begleitend zum Rollout wurden am Ströer Hauptstandort in Köln, verteilt über drei Tage, verschiedene Schulungen angeboten. Die angebotenen 250 Workshop-Plätze waren binnen weniger Stunden ausgebucht.

    Während der Rollout-Days wurde die O365-Einführung mit zahlreichen Kommunikationsmaßnahmen unterstützt:
    Das Café „Heiners“ bei Ströer wurde kurzerhand zu einer „O365 Lounge“ umfunktioniert und bot einen Rückzugsort, um alle Fragen rund um Office 365 und das cloudbasierte Arbeiten mit den Ambassadors
    und untereinander zu diskutieren. Dazu boten ein Eisstand, eine gemütliche Sitzecke mit Lounge-Atmosphäre
    und entspannte Musik, Luftballons und Cloud-Sticker das perfekte Ambiente.

    Über Microsoft Bookings, ein Tool aus O365 können die Mitarbeiter zudem ihren persönlichen Ambassador für ihren jeweiligen Standort buchen. Hiermit wurde mit Unterstützung der Ambassadors in individuellen Workshops oder in Einzelterminen die neue Arbeitsweise den Mitarbeitern von Ströer nähergebracht.

     

    Die O365-Einführung wird begleitet durch ein umfangreiches Angebot an Lernmaterialien auf der internen Ströer-Plattform: Es gibt Lerneinheiten zu den Grundlagen der einzelnen Tools, zielgerichtete Vertiefungen, Videos und weiterführende Links, die anhand von Anwendungsfällen Sinn und Zweck der neuen Werkzeuge erläutern.


    Um eine Veränderung bei einem Nutzer hervorzurufen, ist es das Ziel, diese als tägliche Routine zu etablieren. Erst wenn es sich nicht mehr wie eine Besonderheit anfühlt, wird es wirklich vom Nutzer ohne großes Zögern verwendet. Dies ist einfacher, wenn z.B. eine Veränderung durch eine andere ersetzt wird und es keine andere
    Möglichkeit gibt, das Ergebnis zu erzielen. Die Förderung bei der Einführung ist ein beständiger Kreislauf und hört eben nicht nach dem Einführungstag auf
    “, erklärt Carsten Schulz, Change- und Adoption-Berater, bei der GIS AG.

Der spezifische Projektansatz und der Fokus auf Change Management waren neben der technischen Expertise wesentliche Säulen für den Projekterfolg – eine Office 365 Einführung ist eben mehr als ein Technologieprojekt.

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