Einen großen Schritt näher am papierlosen Arbeiten
Das papierlose Büro ist seit Jahren ein Thema in der digitalen Arbeitswelt. Im Zeitalter der digitalen Transformation und Arbeit 4.0 ist die Relevanz aber nach wie vor hoch. So ganz vom gedruckten Wort und der Zettelwirtschaft gelöst haben sich wohl aber die wenigsten Unternehmen. Insbesondere in bewährten Prozessen fällt der Umstieg oft schwer, obwohl meistens die notwendigen Tools bereits vorhanden sind.
Die Sennheiser Electronic GmbH & Co. KG in Wennebostel geht diesen Weg der Umstellung seit Jahren konsequent gemeinsam mit der GIS AG. Dank modernster digitaler Dokumentenbearbeitung und automatisierter Workflows ist nun die Beschaffungsabteilung dem Ziel des papierlosen Arbeitens einen großen Schritt näher gekommen.
-
Ausgangssituation
Seit einigen Jahren werden bei Sennheiser alle ausgehenden Dokumente aus dem ERP System JD Edwards Enterprise 1 direkt an ein IBM Content Manager Archiv geleitet und gleichzeitig revisionssicher gespeichert. Ebenfalls werden alle zollrelevanten Logistikdokumente abgelegt.
Durch den neuen Viewing Client IBM Content Navigator können die Sennheiser Mitarbeiter/ -innen mit speziell angepassten Oberflächen und voreingestellten Suchen viele ihrer relevanten Dokumente schnell und einfach finden und weiterleiten. Dank Integration in Microsoft Office können z.B. auch Outlook E-Mails direkt archiviert werden.
Diese Umstellung reichte jedoch noch nicht, um die Mitarbeiter in der Beschaffung von der lästigen Papierarbeit auf den Schreibtischen zu entlasten. Gerade im Einkauf eines produzierenden Unternehmens, wie bei Sennheiser, muss der zeitgerechte Bestellvorgang optimal ablaufen.
Oftmals müssen die Mitarbeiter/innen in die Prozesse eingreifen und die Vorgänge steuern. Dafür ist nicht nur eine revisionssichere Ablage vonnöten. Für einen echten Mehrwert benötigte Sennheiser hier auch eine automatisierte Prozessunterstützung durch transparente digitale Workflows und digitaler Dokumentenbearbeitung.Ziele und Aufgaben
Ziel des Projekts „Lieferantenarchiv“ war es, die Papierbearbeitung von Bestellungen, Bestellbestätigungen und Anmahnungen digital umzusetzen und dabei die bereits vorhandene Content Management Umgebung zu nutzen und weiter auszurollen.
Neben den bereits im Archivsystem IBM Content Manager Enterprise Edition vorhandenen Bestelldokumenten sollten jetzt auch die Bestellbestätigungen im Archiv mit abgelegt werden. Dies ist für die Mitarbeiter/- innen jetzt direkt aus Outlook heraus möglich. Durch das ICN for Office Plugin wird die Microsoft Office Welt mit dem IBM Content Manager EE verbunden.Technische Umsetzung
Stempel gibt’s jetzt auch in Digital.
Sollte es bei Bestellungen zu Preisdifferenzen kommen, die eine weitere Überprüfung erfordern, wurde bislang mit Textmarkern und Stempeln gearbeitet. Mit den Anmerkungsfunktionen des Viewers Daeja ViewONE Virtual können alle diese Anmerkungen nun auch digital auf den Dokumenten vorgenommen und direkt weitergeleitet werden.
Als weiteres Teilprojekt werden zusätzlich auch alle Lieferscheine der Sennheiser Lieferanten mit der bestehenden Kofax Capture Lösung gescannt und direkt mit den Sennheiser ERP Daten abgeglichen und angereichert. Damit wird nicht nur die Beschaffung erleichtert, sondern auch der Wareneingang von lästigem Papier befreit.Die Lösung
Im Gegensatz zu früher müssen sich die Mitarbeiter jetzt nicht mehr aktiv um die Nachverfolgung und Anmahnung von Bestellungen kümmern. Dies erledigt das System dank des GIS Workflow Assistant ganz von selbst. Sollte eine Woche nach Bestellung noch keine Bestellbestätigung eingegangen sein, erhält der/die zuständige Sennheiser Mitarbeiter/in automatisch eine E-Mail. Im Anhang mit Bestelldokument und formuliertem Anmahntext kann diese E-Mail direkt zur Erinnerung an den Lieferanten weitergeleitet werden.
Bei der Ablage der Bestellbestätigungen in das Archiv aus ihren Mailboxen müssen die Mitarbeiter nur die Bestellnummer der Bestellung angeben, alle anderen relevanten Daten werden der gesicherten E-Mail ganz automatisch mit dem GIS Filling Assistant zugewiesen. Jeder Mitarbeiter hat zusätzlich auch die Möglichkeit in verschiedenen Arbeitskörben digital den Status seiner Bestellungen einzusehen.
