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Kreditorenmanagement durch einen integrierten Gruppeneinkauf auf Basis von GIS ADA

  • Synergien im Einkauf durch Effizienz und Transparenz

    Steigende Komplexität, individueller werdende Kundenwünsche und der zunehmende Preisdruck in der Möbelindustrie veranlassten die Nolte Gruppe, einen zentralen Einkauf für ihre acht Gesellschaften einzurichten. Ziel war es durch eine moderne und integrierte Zusammenarbeit die Effizienz und Transparenz zu steigern und Kosten zu sparen: „Das unverzügliche Teilen von explizitem Wissen war für uns der wichtigste Erfolgsfaktor“, sagt Torsten Bendlin, Leiter Konzerneinkauf der Nolte SE. Durch die Implementierung von GIS ADA in Verbindung mit der Einführung einer hybriden Matrixorganisation mit Elementen eines Lead-Buyer-Konzepts, wurden wirtschaftliche Synergien erreicht, die jährlich zu Kosteneinsparungen in Millionenhöhe führen.

    Ausgangssituation

    Bis 2010 existierten in der Nolte Gruppe acht organisatorisch unabhängige Einkaufsbereiche, die kein einheitliches System einsetzten. Der E-Mail-Posteingang fungierte als persönliches Archiv. Nach einer ausgiebigen Analyse- und Konzeptionsphase entschied sich Nolte für einen gesellschaftsübergreifenden Aufbau eines Gruppeneinkaufs.

    Da die beiden größten Gesellschaften Nolte Küchen und Nolte Möbel bereits seit Jahren erfolgreich mit dem  GIS-Vorgängersystem AKM (Adress- und Korrespondenz-Management) gearbeitet hatten, entschied man sich für einen Versionssprung zum GIS ADA. Nolte Küchen wurde hierbei zum Pilotprojekt erklärt. Der flächendeckende Roll-Out sollte anschließend sukzessiv erfolgen.

    Ziel und Aufgabe

    Um eine strukturierte und effektive Umsetzung des großen Leuchtturmprojekts gewährleisten zu können, erfolgte zunächst neben dem physikalischen Netzwerkausbau zwischen den acht Gesellschaften die Umstellung des größten Standortes Nolte Küchen. Denn durch kontinuierliche Pflege des Vorgängersystems GIS AKM liegen hier Datenlebenszyklen von 10 Jahren vor, die in das neue ADA-System migriert werden müssen.

    Ziel des Großprojektes ist die Schaffung einer effizienten Kommunikationsplattform, mit deren Hilfe die ca. 25 Nolte-Einkäufer gesellschaftsübergreifend zu den gleichen Themen sehr eng und kostenbedacht zusammenarbeiten können. Diese müssen in der Lage sein, auf einen Blick den aktuellen Stand zu der Kommunikation mit den insgesamt 6.000 Kreditoren sofort abzurufen, um auf akute Anforderungen und Ereignisse reagieren zu können.

    Die Lösung

    Durch die übergreifende Einführung von GIS ADA erhielt der zentrale Einkauf der Nolte Gruppe ein gemeinsames Werkzeug, das den komplexen Aufgaben einer Einkaufsabteilung gerecht wird. GIS unterstützte beratend vor allem in der Konzeptionsphase und stellte mit ihrem GIS ADA folgende Funktionen bereit:

    • GIS Adressen
      Pflege und Verwaltung von Firmen- und Kontaktdaten sowie Kampagnenmanagement
    • GIS Dokumente
      Zentrale Dokumentenverwaltung mit Zuordnung des gesamten Schriftverkehrs zu Firmen, Kontakten und/oder Prozessen sowie Dokumentenerstellung und -versionierung
    • GIS Aktivitäten
      Zentrales Aktivitätenmanagement, Wiedervorlage-Funktion mit automatisierter Benachrichtigung bei Fälligkeit

    Mit dem GIS ADA und der damit einhergehenden Reorganisation wurde der zentrale Konzerneinkauf geschaffen, der sich gruppen-übergeordnet als Pilot- bzw. Leuchtturmprojekt besonders gut erwies: Denn als Dreh- und Angelpunkt bildet er das am meisten integrierte Organ, das tagtäglich mit den unterschiedlichsten Bereichen innerhalb und außerhalb der Konzerngruppe kommuniziert und Daten kontinuierlich austauscht.

    „Informationsgeschwindigkeit und Transparenz sind bei uns das A und O. Zuvor hatte sich jeder Mitarbeiter selbst organisiert, sodass keine qualitativ hochwertige Kommunikation stattfinden konnte. Wir arbeiten heute nach dem konsequenten Credo ‚Null-E-Mail-Eingang‘: Persönliche E-Mail-Ordnersysteme gehören der Vergangenheit an. Wir verstehen den E-Mail-Posteingang lediglich als Umschlagplatz, um die eingegangenen Daten zu transferieren und für alle anderen Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen. Das GIS ADA ist unser zentraler Kommunikationsdrehplatz:  Wir als Konzerneinkauf müssen wissen, wer mit wem was wann besprochen hat“, betont Torsten Bendlin die Relevanz. Mit dem GIS ADA ist ein neuer Standard für die Zusammenarbeit der acht Gesellschaften geschaffen worden:

    • Unverzügliches Suchen und Finden von Informationen
    • Transparenz und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich jeglicher Kommunikation (E-Mails, Dateien, Aufgaben, Vorgänge)
    • Nutzung ökonomischer Synergien des Gruppeneinkaufs: Kostenoptimierung in Millionenhöhe (jährlich); Effizienzgrad zunehmend
    • Integration der SAP-Vertragsdatenbank: Verknüpfung mit Kreditorenbuchhaltung und -stammdaten




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