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Wie Sie erfolgreich ein Intranet implementieren – KARL MAYER macht’s vor

KARL MAYER vernetzt seine globale Belegschaft mit Valo Intranet

  • KARL MAYER, der marktführende Technologieinnovator im Bereich Textilmaschinenbau, war auf der Suche nach einem neuen, modernen Intranet, um seine globale Belegschaft erfolgreich miteinander zu vernetzen. Drei Anforderungen hatte KARL MAYER an das Intranet: Erstens sollte es ein Ort zur Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten werden, zweitens sollte es als Knotenpunkt für Informationen sowie Nachrichten fungieren, damit drittens eine kooperative Unternehmenskultur ausgebaut werden kann. Erfahren Sie, wie wir erfolgreich Valo Intranet auf SharePoint M365 installierten!

     

    Industrie: Fertigung

    Land: Deutschland

    Unternehmensgröße: 1 000 bis 5 000

    Ausgangssituation

    Das bisherige Intranet von KARL MAYER fungierte nur für wenige Mitarbeiter an einem Standort in Deutschland. Es fehlte also eine Plattform, die es den Mitarbeitern ermöglicht, globale Unternehmensnachrichten oder -informationen miteinander auszutauschen, sodass ein „zweistufiges Wissenssystem“ innerhalb der Organisation etnstand.

    Dazu kam, dass sich keine Abteilung für das Einpflegen von Inhalten in das Intranet verantwortlich fühlte, sodass die dort enthaltenen Informationen schnell veraltet waren. In Verbindung mit dem fehlenden Traffic war dies der Beginn des „Untergangs des alten Intranets".

    Lösung

    Die GIS AG, ein Premium-Partner von Valo, empfahl KARL MAYER Valo Intranet, da sie damit all Ihre Ziele erreichen würden. Zudem basiert es auf SharePoint und steht in Einklang mit allen Office 365-Tools. Dies ermöglicht eine intuitive und einfache Bedienung. Weitere Gründe für die Empfehlung waren das kostengünstige Lizenzmodell von Valo sowie die Tatsache, dass es 2018 von ClearBox als beste auf SharePoint basierende Intranet-in-a-Box-Lösung ausgezeichnet wurde.

    Vorteile

    • Das neue Intranet von KARL MAYER, „myKARL“, wird auf allen Websites rund um den Globus in der jeweiligen Landessprache eingeführt
    • Das neue Intranet ist ein wichtiger Nachrichtenkanal für die Mitarbeiter
    • Kollegen  teilen mehr Erfolgsgeschichten miteinander
    • Wichtige Informationen werden an einem zentralen Ort gespeichert, sodass sie leicht abrufbar sind
  • Moderner digitaler Arbeitsplatz

    KARL MAYERs Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der es Ihnen ermöglicht, mit all seinen Mitarbeiten ohne Umwege und unabhängig vom jeweiligen Standort oder Sprache zu interagieren.

    Die bisherige Intranet erfüllte dieses Ziel nicht, da es sich in seiner Infrastruktur auf einige Standorte in Deutschland beschränkte und die Informationen nur für die deutschsprachigen Kollegen zugänglich waren. Das Intranet trennte auf diese Weise die Mitarbeiter des Hauptsitzes in Deutschland und die restlichen global verteilten Mitarbeitern. Die entstandene „Zwei-Klassen-Gesellschaft“ innerhalb des Unternehmens galt es also zu überwinden.

    Das Unternehmenskommunikation-Team erkannte das Problem des zweistufigen Systems. Sie wirkte sich nicht nur negativ auf die Unternehmenskultur aus, sondern es kamen auch wichtige Nachrichten nicht bei den jeweiligen Zielgruppen an.

    Unter Berücksichtigung der Niederlassungen von KARL MAYER in neun verschiedenen Ländern, darunter China und Japan, war es offensichtlich, dass das bestehende Intranet dem Unternehmenszweck nicht mehr dienlich war.

    Ein Intranet löst drei Herausforderungen

    Drei Gründe sprachen für Anna Sonnick, Corporate Communications Managerin bei KARL MAYER, für die Einführung eines neuen Intranets: Erstens, ALLE Mitarbeiter sollten über wichtige Unternehmensgeschehnisse auf dem Laufenden bleiben. Im Intranet sollte über die Strategie, das Änderungsmanagement sowie über Aktuelles informiert werden. Zweitens, sollte es das Arbeitsleben der Mitarbeiter erleichtern, indem diese einen schnelleren und einfacheren Zugang zu relevanten Informationen bekamen. Vor allem wünschte sie sich jedoch, dass das Intranet zum Aufbau einer kooperativen Unternehmenskultur beiträgt.

     

    Wir brauchten eine Plattform, auf der Kollegen Erfolge und Erfahrungen austauschen und diese trotz Distanz gemeinsam auf der ganzen Welt feiern können.


    Anna Sonnick,
    Corporate Communications Manager

    Vom exklusiven zum inklusiven Intranet

    Obwohl die Unternehmenssprache von KARL MAYER Englisch ist, wurde entschieden, dass jedes Land ein eigenes Intranet benötigt, um die Nachrichten in der jeweiligen Muttersprache veröffentlichen zu können.

    KARL MAYER wusste, dass Sie sich nicht nur um ihre international aktiven und englischsprachigen Manager kümmern mussten, sondern auch um die Mitarbeiter mit schwächeren Englischkenntnissen, wie in den Produktionsgebieten China und Japan.

    Für Anna war es wichtig, dass jeder Mitarbeiter versorgt war und jeder Standort eine Plattform erhielt, auf der die Geschichten geteilt werden konnten.

    Das Ende des ehemaligen Intranets

    Das bestehende Intranet war bereits „eingeschlafen“. Nur wenige Mitarbeiter aktualisierten den Inhalt regelmäßig, sodass diese größtenteils veraltet und unbrauchbar waren. Zudem war die Struktur des Inhalts nicht intuitiv aufgebaut und die Suchfunktion war unzuverlässig. Es gab keinen Chefredakteur oder Hauptverantwortlichen, wodurch niemand das Intranet pflegte oder sich zum dem Traffic darauf bemühte.

    Das war der „Anfang vom Ende des bestehenden Intranets“, berichtet Anna.

    Die interne Kommunikation übernahm als beauftragte Abteilung für die internen Medien, wie das Mitarbeitermagazin, die Verantwortung über das Intranet und initiierte ein neues Projekt.

    Nach dem Vergleich verschiedener möglicher SharePoint Online-Add-On-Softwarelösungen entschied sich KARL MAYER für das Valo Intranet. Denn es war kostengünstig, schnell implementiert und löste auch die Top-Down-Kommunikationsherausforderungen.

    Für die Implementierung des Valo SharePoint-Add-on in die Microsoft Office 365 Cloud arbeitete die IT-Abteilung von KARL MAYER eng mit der GIS AG, dem Premium-Partner von Valo, zusammen.

     

    Valo Intranet ist modern, fortschrittlich und bietet ein außergewöhnliches Kundenerlebnis. So wird es dem Endnutzer erleichtert, sein Ziel zu erreichen.

    Dennis Holzberg, GIS AG

     

    Anna ergänzte: „Uns gefällt sehr gut, dass das Valo Intranet nicht nur dem Verbreiten sozialer Nachrichten dient, sondern auch eine übersichtliche Plattform voller informativer Links darstellt."

     

    KARL MAYER und die GIS AG erstellten und implementierten innerhalb von sechs Monaten das neue Valo Intranet „myKARL“ . Das Projekt startete im April 2018 und der erste Roll-out an den deutschen Standorten wurde im November desselben Jahres eingeführt.

    Das Team der GIS AG ist derzeit dabei, die Implementierung des Intranets in der Schweiz zu starten. Diesen Sommer stehen zudem die Einführungen an anderen internationalen Standorten an, einschließlich den USA und Italien, und später in diesem Jahr in China und Japan.

Erfolgsgeschichten feiern

  • Das Kommunikationsteam erfreut sich derzeit über 5.000 bis 6.000 Besucher pro Woche auf der Homepage von MyKARL. Sie ermutigen weiterhin Kollegen dazu, sich daran zu gewöhnen, MyKARL jeden Morgen zu pflegen.

     

    90% Zustimmungsrate. Die Rückmeldungen der Kollegen seit dem Start sind positiv. 90% der Befragten befinden das neue Intranet für „gut“ oder „sehr gut“. 

    Anna Sonnick, Corporate Communications Manager

     

    Um das Engagement für das neue Intranet weiter zu fördern, nutzt das Kommunikationsteam MyKARL für persönliche und emotionale Nachrichten. Sie berichten über erfolgreiche Projekte und fügen Bilder sowie Inhalte ein, um das Interesse der Mitarbeiter zu wecken.

    Eine andere Taktik, die Mitarbeiter an das neue Intranet zu gewöhnen, besteht darin, andere Informationskanäle zu schließen und sie in myKARL einzupflegen. Die Mitarbeiter müssen so im Intranet nach den Informationen zu suchen. einen Lernprozess für die Mitarbeiter dar,i

    stellte gen

     

    Dies stellte einen Lernprozess für die Mitarbeiter dar. Wir freuen und mittleweile jedoch über steigende Benutzerzahlen. Bereits im ersten Monat sind die Besuche auf der Homepage um etwa 50% gestiegen. 

    Anna Sonnick, Corporate Communications Manager

     

     

    Moderner und relevanter Inhalt

    Die Einführung von myKARL verschafft dem Kommunikationsteam einen zusätzlichen Vorteil. Vor MyKarl war es eine Herausforderung, interessante und ansprechende Geschichten für das Mitarbeitermagazin zu finden.

    Seit myKARL gestartet wurde und regelmäßig Erfolgsgeschichten veröffentlicht werden, melden sich die Mitarbeiter freiwillig dazu Ihre eigenen Erfolgsgeschichten zu erzählen. Diese können jetzt im Intranet verwendet oder im Magazin veröffentlicht werden.

    Die  Kollegen beginnen, die Vorteile eines Intranets zu erkennen und zu denken: „Wie kann ich das für meinen Projekterfolg nutzen?”

     

    Es freut mich zu sehen, dass die Veröffentlichung so vieler Themen auf einer zentralen Plattform, die Mitarbeiter in Ihrem Arbeitsleben voranbringt und ihnen Lösungen bietet.

    Anna Sonnick, Corporate Communications Manager

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