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GIS-Blogs

Change & Trainingskonzept zum globalen MS O365 Roll-Out bei Hellmann

  • Hellmann Worldwide Logistics SE & Co. KG hat sich seit seiner Gründung als Familienunternehmen 1871 zu einem der großen global agierenden Transport- und Logistikdienstleister entwickelt. Mit den leistungsstarken Produktsparten Air & Sea, Road & Rail und Contract Logistics bietet Hellmann jederzeit die passende Lösung für die Logistikanforderungen seiner Kunden, jetzt und in Zukunft. Denn in einer digitalisierten Welt bewegt Hellmann mehr als nur Güter: Daten und Know-how machen das Unternehmen zum Vorreiter der Logistik 4.0.

     

    GLOBAL ROLL-OUT MICROSOFT OFFICE 365

    "Think Ahead - Moving Forward" heißt der Leitsatz der Firma Hellmann in der 4. Generation. Weiter denken und die Zukunft durch Innovation, Effizienz und maßgeschneiderte Logistiklösungen aktiv gestalten. Im Rahmen der aktuellen Digitalisierungs-Roadmap plant die Hellmann Worldwide Logistics SE & Co. KG die Einführung eines "Modern Digital Logistics Workplace".

    Die Mitarbeiter sind das A & O!

    Zentraler Baustein dieser Initiative ist der globale Roll-Out von Microsoft Office 365 Enterprise für alle Mitarbeiter. Mit der Einführung von MS O365 strebt Hellmann eine Harmonisierung interner Prozesse und Anwendungen, eine Unterstützung zur Erfüllung rechtlicher Standards sowie eine verbesserte interne und externe Zusammenarbeit mit dem Ziel nachhaltiger Effizienzsteigerung an.

    Die GIS ist mit der Begleitung der gesamten O365 Einführung im Bereich Training und Change von etwa 8.800 Mitarbeitern betraut. Im Rahmen des MS O365 Roll-Out unterstützen wir Hellmann systematisch bei der Einführung der Technologien durch geeignete Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen sowie deren Kulturwandel (Change-Management), indem wir nicht zuletzt kulturelle Aspekte des Wandels gezielt adressieren.

    Die Aufgabe: Training, Kommunikation & Change

    Beratung und Begleitung zur stufenweisen Einführung von 0365-Services im Bereich Training und Change:

     

    • Bereitstellung von Schulungsmaterialien (u.a. Videos, Lerneinheiten, FAQs) für die „Hellmann Learning Experience“ (basierend auf Hellmann-eigenem LMS)
    •  Stufenweise Begleitung basierend auf MOE-Konzept (Massive Online Education)
    •  Schulung von VIPs und Ausbildung von Key Usern auf Summits
    • Erarbeitung einer Change Story und darauf aufbauende Change- (z.B. Day in a Life) und Kommunikationsmaßnahmen
    • Optimierungen / Messungen aller Maßnahmen
    • VIP- und Breitenkommunikation
    • (fachliche) Pilotierung

    Das für die HELLMANN vorgesehene Konzept zur nachhaltigen Einführung von Office 365 soll den Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise heranführen, indem motivierende und für den Mitarbeiter sinnvolle Möglichkeiten im Alltag zur Nutzung aufgezeigt (ein Schwerpunkt sind die konkreten Anwendungsfällen und diskutiert werden – abhängig von seiner Rolle im Unternehmen. Fragen und Diskussionen rund um die neuen Technologien sollen gefördert, Neugier auf- und Ängste abgebaut werden. Nach unserer Erfahrung ist die Begleitung zur Veränderung ein wesentlicher Erfolgsfaktor in einem solchen Projekt.

     

     

    Es ist daher besonders wichtig ganzheitlich und dauerhaft die Veränderung anzugehen. Dazu sollten die Stufen der Veränderung aus den verschiedenen Blickwinkel betrachtet werden.

    Ein Benutzer muss zunächst darauf aufmerksam gemacht werden, dass es neue Möglichkeiten gibt. Dies ist ein klares Kommunikationsthema. Mittels Training wird der Benutzer befähigt die neuen Möglichkeiten einzusetzen. Dies ist ein Trainings- und Begleitungsthema. Die letzte Stufe ist im Allgemeinen mit die wichtigste und hängt sehr stark von den beiden vorigen ab. Der Benutzer muss selber in den neuen Möglichkeiten einen Nutzen sehen und diese einsetzen wollen. Es gibt daher eine enge Verzahnung zwischen Training, Kommunikation und Change.

    Die Trainingsmaßnahmen sind stets eng verknüpft mit den Kommunikationsmaßnahmen zu betrachten. Bereits etablierte Kanäle des Unternehmens wie auch neue Medien sollen hierbei sinnführend mit den verschiedenen Personengruppen des Unternehmens verbunden werden, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

„Technologie-Einführung bedarf häufig auch einer Verhaltensänderung, die nur über einen längeren Zeitraum der Begleitung erfolgreich erwirkt werden kann.“

Dr. Thomas Bernhardt, GIS AG

  • Benefits für Hellmann

    • Trainings- und Kommunikationskonzept abgestimmt auf die Bedarfe von Hellmann
    • Auf Hellmann-Use Cases zugeschnittene Lernmaterialien und Erklärvideos
    • Maßgeschneiderte Kommunikation für die Mitarbeiter von Hellmann
    • Innovative Begleitungs-Lösungen über die gesamte Zeit der O365-Einführung
    • Enge Zusammenarbeit von Microsoft-, Learning- und Change-Experten
    • Expertise aus zahlreichen Migrations-Projekten

       

Um eine Veränderung bei einem Nutzer hervorzurufen, ist es das Ziel, diese als tägliche Routine zu etablieren. Es muss wie das tägliche Zähneputzen werden. Erst wenn es sich nicht mehr wie eine Besonderheit anfühlt, wird es wirklich vom Nutzer ohne großes Zögern verwendet. Dies ist einfacher, wenn z.B. eine Veränderung durch eine andere ersetzt wird und es keine andere Möglichkeit gibt, das Ergebnis zu erzielen. Wenn die alte Möglichkeit noch besteht, ist es ungleich schwieriger.

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