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GIS-Blogs

Wie der Kulturwandel mit IBM Connections greifbar wird

Social Learning bei BWI Systeme GmbH zur nachhaltigen Unterstützung im Betrieb von komplexen IT-Systemen. Die BWI Systeme GmbH hat seit einiger Zeit die Social Business-Software IBM Connections im Einsatz und möchte darüber den kollaborativen Austausch und die standortübergreifende Projektarbeit unter den Kollegen und Kolleginnen fördern. Dafür wurde mit Unterstützung der GIS AG eine spezifische Social Learning Agenda durchgeführt, die auf Grundlage eines Konzeptes vielfältige Trainingsmaßnahmen und -instrumente bietet. 

„Nach einem holprigen Start ins Social Business sind wir nun auf einem nachhaltigen Weg, der uns zunehmend tolle Mehrwerte offenbart.“

Jens Muschner, Manager Websphere Application & Collaboration Services, BWI Systeme GmbH

  • Ausgangssituation

    Die BWI Systeme GmbH bildet im Leistungsverbund zusammen mit der BWI Informationstechnik GmbH die größte öffentlich-private Partnerschaft Europas für ihren Auftraggeber, die Bundeswehr. Derzeit bietet sie etwa 2.900 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Karrierechancen und Beschäftigung.
    Im Jahre 2013 stieß die damalige Bereitstellung einer Connections-Version unter der Belegschaft auf wenig Akzeptanz, da die Vorteile der Software nicht klar herausgestellt wurden und die Einführung weitgehend ohne Begleitung durch geeignete Maßnahmen erfolgte.  

    Im Rahmen einer Kooperation mit der Technischen Universität Ilmenau wurden daraufhin zunächst über Interviews und eine Umfrage die Bedarfe der Zusammenarbeit und Vernetzung im Unternehmen ermittelt. Aus diesen entstand später ein Trainingskonzept und erste begleitende Unterlagen, auf deren Grundlage in einer zweiten Phase mit Unterstützung der GIS AG eine systematische Social Learning Agenda zur Adoption und Begleitung erarbeitet wurde, die letztlich bis heute zur steigenden Akzeptanz von IBM Connections innerhalb der Belegschaft führt.

    Ziel und Aufgabe

    Die Zielsetzung war – begleitend zum Versions-Upgrade – durch geeignete Maßnahmen eine nachhaltige Verankerung von IBM Connections im Arbeitsalltag der Kollegen/-innen zu fördern. Als zentrale Aufgabenstellung galt es daher, den Kulturwandel – der mit der Nutzung von interner Social Software einhergeht – sinnvoll zu vermitteln, um die Mehrwerte zu steigern und die Akzeptanz zu erhöhen. Dafür wurden folgende Aspekte des Wandels für eine spätere Umsetzung thematisiert: 

    • Informationsverarbeitung (Teilen-Prinzip)
    • Informationsverteilung (Austauschen über Aktivitätenströme, Folgen, Empfehlen usw.)
    • Zusammenarbeit an Informationen (übergreifende Projektarbeit in Teams)
    • Informationsverwaltung (Bereitstellen und Managen von Dokumenten u.v.m.)

    Die Lösung

    Die Nutzung von IBM Connections innerhalb der BWI Systeme GmbH unterstützt die Herausbildung von Mehrwerten innerhalb der folgenden generischen Anwendungsfälle:

    • Gezielte Meeting-Unterstützung
    • Dokumentengesteuertes Arbeiten
    • Direkte (dokumentlose) Informationsablage
    • Suchen von Experten und Informationen
    • Trainings-Support innerhalb des Systems

    Die Umsetzung

    Unter anderem wurden folgende Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz unter den Kolleginnen und Kollegen realisiert: 

    • Basis- und Fortgeschrittenen-Trainings für Key-User sowie Endnutzer-Trainings
    • Eine betreute Feedback-Community für alle Nutzer, die später von den Key-Usern weiter betreut wurde und u.a. folgende Komponenten enthält:

      • Animierte Einführungs- und Erklär-videos, welche verschiedene Einsatzszenarien anhand von User-Storys näherbringen,
      • Ein Support-Forum und ein FAQ-Wiki.

„BWI Systeme GmbH fördert die Zusammenarbeit der Belegschaft und GIS begleitet durch gezielte Trainings mit spezifischen Anwendungsfällen."

Dr. Marcel Kirchner, Digital Workplace Consultant, GIS AG

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