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GIS-Blogs

Ein modernes Intranet für BS PAYONE

Die Geschichte dahinter

  • BS PAYONE macht Kartenzahlung möglich. Als eines der führenden Dienstleister (gehörig zur Sparkassen Finanzgruppe) für Kartenakzeptanz, ist BS PAYONE täglich darum bemüht, Kunden bargeldloses Bezahlen so einfach, sicher und transparent wie möglich zu gestalten und die Weichen für die Infrastruktur und wichtigen Serviceleistungen  zu stellen.

    Mit über 25 Jahren Erfahrung und rund 250.000 Kunden ist BS PAYONE in Deutschland einer der erfahrensten und größten Dienstleister für bargeldlose Bezahllösungen am POS, POI sowie im Internet- und Versandhandel.
    Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen rund 500 Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten, was die Kommunikationsarbeit zunehmend komplexer gestaltet.

    Um den Kunden europaweit einen optimalen Service zu liefern, spielt nicht nur die Kommunikation nach außen eine wichtige Rolle, aber auch die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen und Teams.
    Aus diesem Grund wurde das Intranet auf den Prüfstand gestellt.

    Die Ausgangssituation

    Das A&O? Die Mitarbeiter zu Wort kommen lassen!

    Genau. Das hat BS PAYONE gemacht. Die Mitarbeiter werden im Unternehmen zu Ihrem Empfinden und Ihren Wünschen des bisherigen Intranets befragt. Die Kernaussaugen kurz zusammengefasst:

     

    • Suche: Das Suchen von Informationen ist zu aufwändig
    • Ablage: Dokumente sind im gesamten Intranet verteilt
    • Mobile: Kein mobiler Zugriff möglich
    • Projektarbeit: Keine Unterstützung in der Projektarbeit
"Uns als Projektteam wurde großer Freiraum gegeben, um das Thema Intranet, im Vergleich zu der bisherigen Lösung komplett neu zu denken. Wir sind gedanklich auf einer grünen Wiese gestartet und haben hier, zuerst konzeptionell und im Anschluss auch praktisch gemeinsam mit der GIS, unser neues BS PAYONE Intranet erstellt."

BS PAYONE GmbH

  • Das Projekt

    „Die Projektgruppe setzte sich aus Kollegen verschiedenster Fachbereiche zusammen. In der Anwendung von Web-Systemen verfügen die Teammitglieder über unterschiedliche Erfahrungen. Die verschiedenen Erfahrungsgrade mit modernen Web-Portalen weckten gleichzeitig unterschiedliche Vorstellungen und Erwartungen an unser neues Intranet. (...) Der große Gestaltungsfreiraum des Projektteams hat bei uns viel Kreativität freigesetzt und uns gleichzeitig einen großen Spielraum bei der Umsetzung geboten. Letztendlich müssen diese Erwartungen aber auch in Einklang mit Budget und Zeitrahmen gebracht werden. Entscheidend war allerdings, dass wir uns als Projektgruppe zunächst ein gemeinsames Verständnis für ein neues Intranet erarbeiten mussten. Zu Anfang hatten wir noch sehr unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche z.B. zu bestimmten Funktionen an die Intranet-Plattform.“ (Projektteam BS PAYONE GmbH)

    Die Fragen

    Fragestellungen, die es zu Projektbeginn zu klären galt, waren beispielsweise:

     

    • SOCIAL COLLABORATION
      Klassische Intranet-Website mit eindimensionaler Kommunikation oder ein modernes Intranet für interaktive Kommunikation und Kollaboration?
    • SOCIAL KOMPONENTEN
      Wie viele Social Software-Komponenten soll das neue Intranet beinhalten?
    • FUNKTIONEN
      Welche Funktionen generieren einen Mehrwert für das Business?
    • AKZEPTANZ
      Wie können die Mitarbeiter für die Nutzung des neuen Intranets begeistert werden?

    „Nachdem wir diese Punkte in der Gruppe ausführlich besprochen und uns auf eine gemeinsame Richtung verständigt hatten, konnten wir mit ersten Zielvorstellungen die GIS kontaktieren. Von den Beratern und Solution Architekten der GIS haben wir sehr ausführliches und detailliertes Feedback zu unseren Vorstellungen erhalten und konnten nun zusammen die nächsten Schritte planen."

Rückblickend lässt sich sagen, dass wir als Projektteam sehr große Unterstützung bei der weiteren Planung unseres Intranets durch die GIS erhalten haben. Es ist sehr empfehlenswert, einen erfahrenen Partner für den Digitalen Arbeitsplatz und das Thema Firmen-Intranet frühzeitig an Bord zu holen. Von der Expertise profitiert das Projekt ungemein und Funktionswünsche und Design konnten in einer realistischen Zeitplanung mit dem passenden Budget überein gebracht werden.“

Projektteam BS PAYONE GmbH

  • Das Set-Up

    Auf Basis von SharePoint 2016 und Valo Intranet wurde ein neues Intranet für alle Mitarbeiter der BS PAYONE spezifiziert, umgesetzt und eingeführt. Das Intranet beinhaltet unter anderem die folgenden Bestandteile:

     

    • Unternehmens- und personalisierte News
    • Mehrsprachigkeit
    • Genehmigungs- & Erinnerungs-Workflows
    • „Über uns“-Bereiche Unternehmenswiki
    • Team-, Produkt- & Projektbereiche
    • Download Bereich
    • optimiert für die mobile Nutzung
    • responsive Design

    Parallel zur Entwicklung wurde eine hochverfügbare SharePoint Infrastruktur im Rechenzentrum der BS PAYONE aufgebaut und in Betrieb genommen.

    • Projektteam-Trainings
    • Key-User Training & Endnutzer Trainings
    • Training Community
    • Video Learning

    Social Learning zur Mitarbeitermotivation

    • Um alle Mitarbeitern der B+S mit den neuen Funktionen im Intranet vertraut zu machen, wurde zusätzlich ein Learningprogramm ausgearbeitet Auf Basis eines Keyuser Konzepts wurden die Inhalte sowohl in Vor Ort Trainings, Webcasts als auch in Videoproduktionen vermittelt und bereitgestellt.

    Projektverlauf

    • Vom Projektkickoff bis zur Einführung vergingen acht Monate, wobei das Vorgehen anhand des Wasserfallmodells ablief.
„An der GIS schätzen wir den direkten und schnellen Austausch. Auf Änderungswünsche bei den gewünschten Funktionen wird kurzfristig Rücksicht genommen. Die GIS ist nicht nur technischer Dienstleister für die Gestaltung und Programmierung von Webseiten, sondern hat auch sehr viel Methodenkompetenz bei der Erfassung der Kundenanforderungen und im Bereich Change bzw. dem Veränderungsprozess. So hat uns die GIS sehr gut mit einem Schulungskonzept für alle Mitarbeiter unterstützt.“

Frank Werner, IT-Systemanalytiker | BS PAYONE GmbH

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